Explorez comment notre solution de parapheurs électroniques peut révolutionner la gestion de vos documents grâce à des outils avancés et une sécurité renforcée. E-parapheurs.com est conçu pour répondre aux besoins variés des entreprises et des collectivités, en offrant une solution fiable et performante pour la gestion électronique des documents.
facilitant ainsi la gestion et la recherche des documents. Cette fonctionnalité permet de centraliser la gestion des documents et d’assurer un suivi efficace des validations et des signatures, tout en simplifiant l’organisation interne.
Concevez des workflows adaptés à vos processus internes, avec la création de chacune des étapes de validation et de signature. Vous pouvez pour chaque étape définir des règles de quorum (ex : unanimité ou un nombre minimal de validation) ainsi que des règles en cas de rejet ou de validation.
Le nombre de circuits est illimité et vous avez la main pour les modifier à tout moment. (fonctionnalité soumise à des droits utilisateurs.)
Créer et gérer des parapheurs avec E-parapheurs.com est un processus fluide et intuitif. En quelques clics, vous pouvez créer un nouveau parapheur, ajouter des documents à viser ou à signer, et définir les participants en utilisant un circuit existant ou en créant directement un nouveau circuit. Les parapheurs sont regroupés dans votre tableau de bord, et peuvent être classés une fois traités, des fonctionnalités de filtres et de recherche vous permettent de retrouver facilement vos parapheurs.
Depuis votre tableau de bord, E-parapheurs.com vous permet de suivre en temps réel l'état d'avancement de chaque parapheur et d'identifiez rapidement les étapes de blocage et les documents en attente de validation ou de signature afin d'intervenir à tout moment (modification du circuit, annulation d'une étape, relance...).
Chaque action effectuée sur un document est enregistrée dans un journal des évènements, offrant une traçabilité complète et transparente. Vous pouvez consulter l'historique des actions, visualiser les statuts des documents et générer des rapports détaillés, assurant ainsi une gestion rigoureuse et une conformité totale. Cette fonctionnalité améliore la transparence, facilite les audits et renforce la confiance dans vos processus documentaires, en garantissant que chaque étape du processus est documentée et vérifiable.
E-parapheurs.com intègre une fonctionnalité de gestion des dates limites et des options de relance pour assurer le respect des délais et améliorer l'efficacité de vos processus. Vous pouvez définir des dates limites pour chaque étape de validation ou de signature, garantissant ainsi que les documents sont traités en temps voulu. En cas de dépassement de ces délais, des notifications automatiques de relance sont envoyées aux participants concernés.
Cette fonctionnalité permet de minimiser les retards, d'assurer une gestion proactive des documents et de maintenir un flux de travail constant. Grâce aux options de relance personnalisables, vous pouvez configurer la fréquence et le nombre de rappels, ce qui facilite la gestion des priorités et améliore la réactivité des utilisateurs.
La gestion des utilisateurs avec E-parapheurs.com est simple et intuitive.
Les administrateurs peuvent facilement gérer les utilisateurs en ajoutant, modifiant ou désactivant des comptes, et en attribuant des profils de droits spécifiques à chaque utilisateur. Les profils peuvent inclure des niveaux d'accès différents, tels que créateur de parapheur, signataire ou viseur, permettant une gestion adaptée aux besoins de votre organisation.
Cette fonctionnalité assure que chaque utilisateur dispose des accès nécessaires pour accomplir ses tâches, tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des documents.
Par ailleurs, E-parapheurs vous permet de créer et de gérer des groupes d'utilisateurs, qui peuvent être intégrés à vos circuits et demandant l'action d'une seule personne du groupe pour passer à l'étape suivante.
De nombreuses fonctionnalités facilitent la validation et la signature de vos parapheurs. Personnalisez vos signatures, gérez vos absences et délégations, signez en mobilité… des fonctionnalités pour vous offrir une expérience fluide et sécurisée.
Depuis leur espace personnel, les signataires peuvent personnaliser une ou plusieurs signatures en ajoutant un visuel (image) ou en dessinant un tracé et des informations spécifiques telles que le nom, prénom, titre. Cette personnalisation permet de renforcer l'authenticité des documents et de s'assurer que chaque signature est unique et identifiable. Les signatures personnalisées peuvent ensuite être apposées automatiquement lors de chaque traitement de parapheur.
Déléguez facilement la signature et la validation de vos parapheurs et documents en cas d'absence. Depuis votre espace, vous pouvez mettre en place une délégation afin que vos parapheurs soient traités par la personne de votre choix sur une durée que vous définissez.
Il est facile d'inclure dans vos circuits des signataires externes, tels que partenaires commerciaux, clients ou fournisseurs. Les signataires externes reçoivent une notification par email avec un lien sécurisé pour accéder au document et peuvent apposer leur signature en quelques clics, sans créer de compte sur la plateforme. Cette fonctionnalité assure une collaboration fluide avec des parties prenantes externes, tout en accélérant les délais de traitement.
Grâce à la compatibilité avec smartphones et tablettes, les signataires peuvent apposer leur signature électronique depuis n'importe où. En déplacement ou en télétravail, ils accèdent aux documents, les examinent et signent en quelques clics. L'interface mobile, intuitive et sécurisée, garantit une expérience utilisateur optimale et une continuité des processus de validation.
Pour gagner du temps, les signataires depuis leur tableau de bord peuvent sélectionner plusieurs parapheurs et procéder à la signature en une seule fois de l'ensemble des documents contenus dans les parapheurs.
Intégrer votre logo afin de personnaliser l’environnement de travail de vos collaborateurs et l’interface web de vos signataires (y compris externes). De la même façon votre logo sera intégré dans les mails de notification vers les participants.
E-parapheurs.com est conçu pour s'intégrer facilement avec vos systèmes existants. Notre solution est compatible avec de nombreux logiciels de gestion et de comptabilité, permettant une intégration fluide et une automatisation des processus. Nous offrons également une API et des connecteurs pour faciliter l'intégration avec vos applications métier.
Inclus dans votre abonnement, nous mettons à votre disposition une assistance technique de haute qualité pour assurer une utilisation optimale de la solution.
Notre équipe d'assistance, constituée exclusivement de salariés Dematis, est disponible pour répondre à vos questions et résoudre vos problèmes via la messagerie instantanée, email ou téléphone. Nous proposons également des guides utilisateurs détaillés en ligne pour vous aider à maîtriser toutes les fonctionnalités de la solution.
Notre engagement est de vous fournir un support réactif et efficace pour garantir votre satisfaction et une expérience utilisateur optimale.